KPI - Công cụ quản trị điều hành hiệu quả tại Trường Đào tạo cán bộ BIDV


KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân”. Ba trụ cột chính để triển khai xây dựng KPI gồm:

(1). Xác định các nguyên tắc tiếp cận xây dựng đó là: (i) Sát với kế hoạch được giao; (ii) Các mục tiêu đưa ra cần có tính động lực, để các phòng nỗ lực hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ đươc giao; (iii) Tối đa lượng hóa các chỉ tiêu và chỉ rõ: các công cụ đo lường, cách thức đánh giá để các bên đánh giá và được đánh giá hiểu, thống nhất để cùng đạt mục tiêu.

(iv) Một mục tiêu có thể có nhiều chỉ số để đo lường. Các chỉ số này được thiết kế phải đảm bảo được tiêu chí SMART;

(2). Bám sát vào các căn cứ: (i) Nghị quyết phê duyệt Kế hoạch đào tạo và Khảo thí năm; (ii) Quyết định giao Kế hoạch theo từng cấu phần cho Trường ĐTCB; (iii) Hướng dẫn tiêu chí xếp loại hoàn thành; (iv) Chức năng nhiệm vụ của từng phòng, mô tả công việc của từng vị trí trong phòng.

(3). Xác lập Quy trình triển khai xây dựng khoa học: (i) Thống nhất các định hướng và nguyên tắc xây dựng với Ban Giám đốc;(ii) Trao đổi với các Phòng để đảm bảo tính thống nhất và cam kết thực hiện; (iii) Tổng hợp và trình Giám đốc ban hành.

Với sự làm việc nghiêm túc, bám sát vào 03 trụ cột trên và nỗ lực của các thành viên Tổ xây dựng, hệ thống KPI năm 2014 được ban hành vào ngày 26/04/2014 được mang tên là: Hồ sơ giao việc đối với từng phòng: gồm 02 phần: Chuyên môn (trọng số 80%) và quản trị điều hành (trọng số 20%). Phần chuyên môn bao gồm các công việc cốt lõi, trọng yếu của từng phòng, từng đầu việc được gắn với 03 yếu tố: Số lượng, chất lượng và tiến độ . Phần quản trị điều hành gồm các chỉ tiêu như nhau cho toàn bộ các phòng: Tập thể vững mạnh, Thực hiện chỉ đạo của Lãnh đạo; Phối kết hợp trong công việc; Đổi mới, xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp; Công tác truyền thông về đào tạo & nghiên cứu khoa học. Với một hệ thống chỉ tiêu đánh giá rất rõ ràng và định lượng; kết quả đánh giá KPI năm 2014 đã định lượng một cách rõ nét kết quả thực hiện nhiệm vụ của các phòng, giúp hội đồng thi đua có cơ sở để đánh giá bình chọn phòng xuất sắc.

Kế thừa sự thành công của Hệ thống chỉ tiêu KPI năm 2014 và kết quả đánh giá năm 2014; Hệ thống chỉ tiêu KPI năm 2015 tiếp tục được điều chỉnh theo hướng: Về tên gọi đổi là: “Hệ thống chỉ tiêu KPI và hệ thống chỉ tiêu quản trị điều hành đối với các phòng”, trong đó: Hệ thống chỉ tiêu KPI gồm các chỉ tiêu cốt lõi (tối đa 08 chỉ tiêu/phòng) gắn với 04 phương diện: Tài chính, Khách hàng, Quy trình và Học hỏi phát triển; Việc phân tách các chỉ tiêu trên theo các đầu mục của BSC đảm bảo việc đánh giá được rõ ràng hơn, đảm bảo sự hài hòa, cân đối trên cả 04 phương diện của các phòng, giúp lãnh đạo Trường và lãnh đạo các phòng dễ dàng theo dõi kết quả công việc các phòng và cá nhân hơn.

Cùng với việc ban hành Hệ thống chỉ tiêu KPI và quản trị điều hành năm 2015, Quy định giao và đánh giá KPI tại Trường Đào tạo cán bộ BIDV được ban hành vào 24/11/2015 đã mang lại lợi ích to lớn đối việc quản trị điều hành tại Trường ĐTCB:

* Đối với Trường: (i) Hoạch định chiến lược và kế hoạch của Trường, đảm bảo khoa học, logic và nhất quán giữa mục tiêu của Trường với mục tiêu của từng phòng;(ii) Kiểm soát việc thực hiện mục tiêu chiến lược với kế hoạch hàng năm của Trường; (iii) Quản trị và nâng cao năng suất lao động của các cán bộ; làm nền tảng cho việc thực hiện chiến lược và kế hoạch của Trường; (iii) Sử dụng kết quả đánh giá KPI để đo lường năng suất lao động và làm căn cứ để xét hoàn thành nhiệm vụ và để áp dụng các chính sách lương, thưởng, đào tạo, quy hoạch, bổ nhiệm…

* Đối với các Trưởng phòng:(i) Thực hiện giao việc khoa học, rõ ràng, đầy đủ đến nhân viên;

(ii) Giúp trưởng phòng kiểm soát được khối lượng và mục tiêu công việc của bộ phận/cá nhân trong phòng; (iii) Đánh giá nhân viên chính xác và hiệu quả hơn;(iv) Giúp trưởng phòng thấy được những điểm mạnh để phát huy và điểm còn hạn chế của nhân viên để đề ra những biện pháp đào tạo, bồi dưỡng phù hợp.

* Đối với nhân viên: (i) Được giao việc có mục tiêu cụ thể, giúp định hướng rõ ràng trong công việc; (ii) Chủ động trong công việc, nhận biết được các điểm mạnh, điểm yếu, hạn chế và nguyên nhân, qua đó nâng cao năng lực của bản thân; (iii) Được hưởng các quyền lợi phù hợp với kết quả làm việc của cá nhân.

Năm 2016, hệ thống chỉ tiêu KPI tiếp tục được hoàn thiện theo hướng ngày càng SMART hơn và các phòng đã mạnh dạn giao KPI cho từng cá nhân. Với những nỗ lực không biết mệt mỏi, toàn Trường đã hoàn thành việc chạy những bước nước rút cuối, bám sát KPI được giao hoàn thành xuất sắc kế hoạch 06 tháng đầu năm 2016. Trong thời gian tới, KPI sẽ tiếp tục phát huy và công cụ quản trị điều hành hiệu quả; đóng góp vào việc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của Trường ĐTCB.

Vũ Thanh